(обновленный вариант параграфа смотрите здесь)
Как уже отмечалось при рассмотрении состава и структуры базы данных, лицевые счета занимают самый нижний уровень иерархии счетов бухгалтерского учета. В некоторых литературных источниках под лицевым счетом понимается бухгалтерский счет, предназначенный для учета расчетов с физическими и юридическими лицами, включая финансовые, кредитные учреждения, а также органы государственной власти. В других литературных источниках, особенно связанных с автоматизацией банковского учета, к лицевым счетам относятся все счета низшего уровня, включая и внутрибанковские счета, такие как счета доходов, расходов, прибыли и убытков. Мы будем придерживаться второго подхода.
Для ведения лицевых счетов на бумажном носителе предусмотрена унифицированная форма № 0407001. При ведении учета в АБС вся информация по лицевому счету хранится в памяти компьютера, а выписка по счету отображается на экране, подобно примеру из АБС “Минибанк”, показанному на Рисунок 3, и может быть распечатана по форме, показанной на Рисунок 4.
В памяти компьютера по лицевому счету хранится большее количество реквизитов, чем это отображается в выписке. Этот состав реквизитов может быть следующим:
- идентификатор (кодовое обозначение) лицевого счета;
- наименование счета;
- код клиента или код статьи (в случае внутрибанковского счета);
- номер балансового счета 2-ого порядка;
- тип счета (активный, пассивный, активно-пассивный);
- состояние счета (открыт, закрыт, блокирован, арестован);
- принадлежность счета (клиентский или внутрибанковский);
- дата и пользователь системы, открывший счет;
- дата и пользователь, производивший последнее редактирование счета;
- дата последней операции по счету;
- текущее сальдо;
- плановые обороты (дебетовые и кредитовые) по данному счету;
- размер допустимого овердрафта по счету;
- процентная ставка;
- процент за овердрафт;
- сумма за банковское обслуживание;
- принадлежность к тарифу (номеру тарифа);
- номер внутри балансового счета (для прямых расчетов);
- неподтвержденные кредитовые обороты (для прямых расчетов).
Рисунок 2.3. Экранная форма выписки по счету.
*-----------------------------------------------------------------------------* | Учебный банк | л/с | |-----------------------------------------------------------------------------| | Входящее сальдо на / / года | | | |----------------------------------------------------------+------------------| |Число| Ном. | Документ | Кор.сч. | Дебет | Кредит | |-----+------+---------------+----------+------------------+------------------| | / | | | | | | |---------------------------------------+------------------+------------------| | Итого : | | | |----------------------------------------------------------+------------------| | Исходящее сальдо | | | *-----------------------------------------------------------------------------*
Рисунок 2.4. Форма выписки по лицевому счету.
Видео 2.1. Выписка из банка - читаем просто!
Кроме этих реквизитов по каждому лицевому счету необходимо хранить:
- входящее сальдо;
- дата операции;
- код вида операции;
- номер документа;
- вид документа;
- корреспондирующий счет;
- сумма по операции.
Данные по операциям лицевого счета должны быть доступны в течение года, а по завершении года, после проведения заключительных оборотов и получения всех отчетов могут быть переписаны в архив. В связи с тем, что количество операций по счетам различно, целесообразно хранить общие данные по лицевому счету и данные по операциям в разных файлах базы данных. Записи формируются по каждой операции отдельно и отдельно записи с общими данными по лицевому счету.
Код вида операции может содержать один или два разряда. В Таблица 1 приведен пример формирования кода вида операции, предложенный в Правилах ведения бухгалтерского учета и отчетности в учреждениях банков СССР (от 30 сентября 1987 г. N 7). Эти Правила в настоящее время потеряли силу в связи с выходом новых Правил от 18 июля 1997 года за № 61. Но в новых Правилах уже отсутствует пример кодировки вида операций и данные таблицы 1 могут служить основой для разработки кодовых обозначений вида операций для конкретной кредитной организации.
---------------------------------------------------------------------------
Условные ¦ Содержание записи, заменяемое ¦ Какие документы прилагаются
цифровые ¦ условным цифровым обозначением ¦ к выписке из лицевого счета
обозначения+----------------------------------¦ по данной записи
вида ¦ по дебету ¦ по кредиту ¦
операций ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
-----------+----------------+-----------------+----------------------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4
-----------+----------------+-----------------+----------------------------
1 ¦Списано согласно¦Зачислено ¦По дебету без приложений.
¦Вашему поручению¦согласно ¦По кредиту прилагается
¦ ¦прилагаемой ¦копия платежного поручения
¦ ¦копии платежного ¦плательщика
¦ ¦поручения ¦
¦ ¦ ¦
2 ¦Оплачены ¦Зачислено по ¦При полной оплате: по
-----------+----------------+-----------------+----------------------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4
-----------+----------------+-----------------+----------------------------
¦платежные ¦оплаченным ¦дебету - без приложений,
¦требования ¦платежным ¦кроме оплаты по сводному
¦(инкассовые ¦требованиям ¦мемориальному ордеру,
¦поручения, ¦(инкассовым ¦когда прилагается копия
¦распоряжения) ¦поручениям, ¦этого ордера; по кредиту -
¦ ¦распоряжениям) ¦копии платежных требований.
¦ ¦ ¦При частичной оплате по
¦ ¦ ¦дебету и кредиту - копии
¦ ¦ ¦мемориальных ордеров
¦ ¦ ¦
2 ¦Списано согласно¦Зачислено с ¦По дебету - реестр-счетов
¦дебетовому ¦аккредитива по ¦и другие документы,
¦авизо банка ¦оплаченному ¦предусмотренные условиями
¦поставщика (по ¦реестру счетов (в¦аккредитива; по кредиту -
¦счету N 720) ¦корреспонденции ¦без приложений
¦ ¦со счетом N 830) ¦
¦ ¦ ¦
2 ¦Списано согласно¦Зачислено ¦По кредиту без приложений.
¦сводному ¦согласно ¦По дебету прилагается
¦требованию ¦сводному ¦копия сводного требования
¦(дебетового ¦требованию ¦(часть сводного требования,
¦авизо) ¦ ¦относящаяся к данному
¦ ¦ ¦плательщику)
¦ ¦ ¦
3 ¦Оплачен ¦Поступило ¦По дебету - без приложений.
¦наличными Ваш ¦наличными ¦По кредиту - ордер
¦чек ¦ ¦взносного объявления
¦ ¦ ¦0402001 либо уведомление
¦ ¦ ¦0402005, а при зачислении
¦ ¦ ¦выручки, сданной в сумках
¦ ¦ ¦через инкассаторов
¦ ¦ ¦Госбанка, - накладные к
¦ ¦ ¦сумкам с копией ведомости
¦ ¦ ¦предварительного зачисления
¦ ¦ ¦выручки до ее пересчета
¦ ¦ ¦
3 ¦Списана ¦Зачислены ¦По дебету и кредиту -
¦недостача в ¦излишки в сумке ¦акт на лицевой стороне
¦сумке с ¦с инкассированной¦накладной к сумке
¦инкассированной ¦выручкой (в ¦
¦выручкой (в ¦корреспонденции ¦
¦корреспонденции ¦со счетом ¦
¦со счетом N 729)¦N 729) ¦
¦ ¦ ¦
4 ¦Оплачен Ваш ¦Поступило ¦Без приложений
¦расчетный чек ¦согласно Вашему ¦
¦ ¦реестру расчетных¦
¦ ¦чеков либо ¦
¦ ¦акцептованных ¦
¦ ¦платежных ¦
¦ ¦поручений ¦
¦ ¦(по счету N 673) ¦
¦ ¦ ¦
5 ¦За выставленный ¦Зачислен остаток ¦По дебету - без приложения,
-----------+----------------+-----------------+----------------------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4
-----------+----------------+-----------------+----------------------------
¦аккредитив ¦неиспользованного¦по кредиту - копия ордера
¦согласно Вашему ¦аккредитива ¦
¦заявлению ¦ ¦
¦ ¦ ¦
6 ¦Списано с Вашего¦Зачислено на ¦По дебету - копия
¦счета согласно ¦Ваш счет согласно¦оплаченного документа, по
¦приложению к ¦приложению к ¦кредиту копия мемориального
¦выписке из ¦выписке из ¦ордера или другого документа
¦лицевого счета ¦лицевого счета ¦
¦ ¦ ¦
7 ¦Оплачено Ваше ¦Погашено Ваше ¦При полной оплате - без
¦срочное ¦срочное ¦приложения, а при частичной
¦обязательство ¦обязательство (по¦оплате - копия мемориального
¦(по расчетному ¦ссудному счету) ¦ордера
¦счету) ¦ ¦
¦ ¦ ¦
8 ¦Выдана ссуда ¦Зачислена на ¦По дебету - без приложений.
¦согласно Вашему ¦Ваш счет сумма ¦По кредиту - копия
¦заявлению (по ¦ссуды согласно ¦заявления на выдачу
¦ссудному счету) ¦Вашему заявлению ¦ссуды
¦ ¦
9 ¦Произведена проверка обеспечения ¦При проверке обеспечения
¦ссудных счетов, списано сальдо ¦копия распоряжения
¦зачетов (по расчетному и ¦кредитного отдела, при
¦ссудному счетам и лицевому счету ¦списании сальдо зачетов -
¦по зачету) ¦копия мемориального
¦ ¦ордера
¦ ¦ ¦
0 ¦Списаны с Вашего¦Зачислены на Ваш ¦Без приложений
¦счета проценты в¦счет проценты в ¦
¦пользу банка (в ¦Вашу пользу (в ¦
¦корреспонденции ¦корреспонденции ¦
¦со счетом N 96) ¦со счетом N 97) ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
0 ¦Перечислена ¦Зачислена сумма ¦Копия мемориального
¦сумма торговой ¦торговой скидки ¦ордера
¦скидки (накидки)¦(накидки) либо ¦
¦либо прибыли и ¦прибыли и ¦
¦амортизационных ¦амортизационных ¦
¦отчислений ¦отчислений ¦
В упомянутых Правилах ведения бухгалтерского учета приводятся также рекомендации по кодированию лицевых счетов. Кодовое обозначение лицевого счета в соответствии с новыми Правилами состоит из двадцати разрядов, сгруппированных в последовательности, показанные на Рисуноке 2.5 (см. на следующем листе)
Рисунок 2.5. Структура кодового обозначения лицевого счета.
Видео 2.2. Пояснение структуры кодового обозначения лицевого счета.
Такую структуру кодовое обозначение лицевого счета будет иметь для корреспондентских, расчетных, текущих, кредитных счетов, счетов просроченных кредитов и процентов и некоторых других счетов. Отдельные счета могут иметь отличительные особенности в кодировке, например, бюджетные счета из семи последних разрядов первые три будут использовать для кодировки символа бюджетной отчетности.
Защитный ключ или цифра защиты кода требует одного разряда и используется для проверки правильности записи или набора на компьютере кодового обозначения лицевого счета. Алгоритм расчета этого ключа должен включать в определение ключа значение всех разрядов кодового обозначения лицевого счета. При его расчете, например, может использоваться следующая формула:
K=modn(k1*r1+k2*r2+...+km*rm),
где
K - защитный ключ;
modn - модуль числа по основанию n (n может, например, принимать одно из значений 7, 9, 10, 11);
k - специально выбранный коэффициент, например, равный единице или номеру разряда числа, или специально подобранной цифре;
r - значение разряда кодового обозначения лицевого счета;
m - наибольший номер разряда в кодовом обозначении лицевого счета.
Вычисленное по выбранному алгоритму значение ключа записывается в кодовое обозначение лицевого счета по соответствующему разряду. При вводе кодового обозначения лицевого счета в компьютер, он рассчитывает значение ключа по этому алгоритму и сравнивает с введенным значением ключа. При их несовпадении выдается сообщение об ошибке.
Практическая реализация алгоритма расчета ключа может отличаться от общей приведенной схемы и иметь свои нюансы. Так, например, ЦБ РФ в своем письме от 8 сентября 1997 г. № 515 “Порядок расчета контрольного ключа в номере лицевого счета” приводит пример расчета контрольного ключа. В этом примере при определении ключа участвуют не только позиции (разряды) кодового обозначения лицевого счета, но и разряды банковского идентификационного кода (БИК), которым стали обозначаться банки при безналичных расчетах с 11 сентября 1996 года.
Рассмотрим этот алгоритм на условном примере. Пусть 044541512 - банковский идентификационный код, а 40702810К00000000025 - кодовое обозначение лицевого счета клиента этого банка. В этом кодовом обозначении позиция контрольного ключа содержит букву К. Цифровое значение этой позиции и необходимо рассчитать.
В расчете ключа будет участвовать число 512 из БИК (условный номер кредитной организации) и кодовое обозначение лицевого счета, где вместо буквы К будет использована цифра 0, т.е. 40702810000000000025. При определении позиций условный номер кредитной организации ставится перед кодовым обозначением лицевого счета. В нашем случае получаем: 51240702810000000000025. Коэффициенты или веса позиций в этом алгоритме жестко заданы. Они определены такой последовательностью цифр 71371371371371371371371.
Для расчета ключа получают сумму произведений цифры позиции на вес позиции:
5*7+1*1+2*3+4*7+0*1+7*3+0*7+2*1+8*3+1*7+0*1+0*3+0*7+
+0*1+0*3+0*7+0*1+0*3+0*7+0*1+0*3+2*7+5*1=
=35+1+6+28+0+21+0+2+24+7+0+0+0+0+0+0+0+0+0+0+0+14+5=
=143
Последняя цифра результата этого расчета умноженная на 3 и составит контрольный ключ. Таким образом мы имеем 3*3=9, а кодовое обозначение лицевого счета будет таким: 40702810900000000025. Если в результате умножения на 3 получается двузначное число, то принимается во внимание младший разряд.
Проверка правильности записи кодового обозначения лицевого счета будет проходить в следующем порядке.
Получаем сумму произведений цифр 51240702810900000000025 на используемые ранее веса позиций 71371371371371371371371:
5*7+1*1+2*3+4*7+0*1+7*3+0*7+2*1+8*3+1*7+0*1+9*3+0*7+
+0*1+0*3+0*7+0*1+0*3+0*7+0*1+0*3+2*7+5*1=
=35+1+6+28+0+21+0+2+24+7+0+27+0+0+0+0+0+0+0+0+0+14+5=
=170
Равенство нулю правого разряда результата (по mod10) говорит о правильности записи кодового обозначения.