(обновленный вариант параграфа смотрите здесь)
В Федеральном законе “О бухгалтерском учете“ аналитический учет определяется как учет, который ведется в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета. В Правилах ведения бухгалтерского учета в коммерческих организациях уточняется, что аналитический бухгалтерский учет ведется в лицевых счетах (карточках, книгах, журналах), открываемых по каждому виду учитываемых средств и ценностей, с указанием их назначения и владельца.
Все открываемые лицевые счета клиентов должны регистрироваться в книге стандартной формы, которая ведется в разрезе балансовых счетов второго порядка, причем для каждого номера и наименования этого счета открываются отдельные страницы, которые пронумеровываются, прошнуровываются и опечатываются. Книга заверяется подписью главного бухгалтера или его заместителя и хранится у главного бухгалтера в несгораемом шкафу. В Правилах отмечается, что ведение книги открытых счетов в компьютере нецелесообразно, но для облегчения поиска можно организовать справочник, где по имени клиента и номеру его счета можно определить страницу книги регистрации. В книге присутствуют следующие данные:
- дата открытия счета;
- дата и номер договора об открытии счета;
- наименование клиента;
- наименование (цель) счета;
- номер лицевого счета;
- порядок и периодичность выдачи выписок счета;
- дата сообщения налоговым органам, фондам об открытии счета;
- дата закрытия счета;
- примечание.
Во время регистрации в этой книге каждому клиенту присваивается порядковый номер, который целесообразно использовать для нумерации всех лицевых счетов, открываемых данному клиенту. Номера закрытых счетов могут присваиваться новым клиентам по истечении не менее двух лет после даты их закрытия.
В книге регистрации открытых счетов по внутрибанковским операциям регистрируются лицевые счета, открываемые не клиентам, а для учета имущества, расчетов, участия, капитала, доходов, расходов, результатов деятельности и т.п.
Процесс открытия нового лицевого счета на компьютере сопровождается вводом конкретных значений всех необходимых реквизитов лицевого счета, которые были рассмотрены выше. Ввод происходит через специально подготовленную экранную форму, которая может отличаться в зависимости от принадлежности счета к той или иной группе счетов.
В открытых лицевых счетах аналитический учет ведется путем отражения операций, зарегистрированных в первичных документах. Варианты ввода информации в компьютер с первичных документов были рассмотрены выше. Помимо отражения информации в лицевых счетах, она отражается в специальных журналах операций.
Ведение подобных журналов обеспечивается компьютером. На экране его отображение может выглядеть, например, подобно журналу операций, показанному на Рисуноке 2.6.
Рисунок 2.6. Экранная форма журнала операций.
Рассмотрим более подробно возможные процедуры обработки информации введенных документов до разнесения ее по лицевым счетам.
Для примера обратимся к одному из удачных решений, реализованных в АБС БАНК 2000 фирмы Инверсия.
Ввод информации с первичных документов организован с использованием различных программных модулей, выбор которых определяется видом документов, особенностью их обработки и тем рабочим местом, где будет осуществляться работа с документом. Можно отметить следующие модули такого типа:
- АРМ операциониста;
- Внутренние платежные поручения;
- Дебетовые платежные поручения;
- Кредитовые платежные поручения;
- Разбор корреспондентских счетов;
- Разбор счетов невыясненных сумм;
- Мемориальные ордера;
- Кассовые документы;
- Разноска документов;
- Запрос плановых оборотов.
АРМ операциониста используется банковским работником, выполняющим функции обслуживания клиентов. Основные обрабатываемые документы - это платежные документы клиентов. При вводе документов осуществляется их регистрация с предварительным контролем на красное сальдо и правильность ввода банковских реквизитов. Вводимые платежные поручения можно подразделить на внутренние, которые не затрагивают корреспондентских счетов банка, например, расчеты с другими клиентами этого банка или расчеты с самим банком, и дебетовые платежные поручения, которые используются для расчетов с клиентами других банков.
Для обеспечения возможности последконтроля правильности ввода операционистом банка указанных документов для лиц, осуществляющих такой контроль, предусмотрены модули “Внутренние платежные поручения” и “Дебетовые платежные поручения”. Прошедшие контроль у ответственных исполнителей документы могут быть разнесены по лицевым счетам. Для дебетовых платежных поручений обеспечивается также формирование реестров, сводных платежных поручений и файла электронных копий для отправки в РКЦ.
Модуль “Кредитовых платежных поручений” позволяет обработать платежные документы, пришедшие с выпиской с корреспондентского счета банка. Они связаны с платежами в пользу клиентов банка или самого банка.
При проведении платежных операций через корсчета очень важно следить за правильностью их отражения на лицевых счетах и за соответствием записей по лицевым счетам в нашем банке и в банке-корреспонденте. Это обеспечивает модуль “Разбор корреспондентских счетов”. Он позволяет обработать выписки с корреспондентских счетов, найти в базе данных АБС введенные дебетовые и кредитовые платежные документы, соответствующие выписке и обнаружить имеющееся несоответствие.
Поступающие в банк кредитовые платежные поручения имеют корреспонденцию по кредиту какого-либо лицевого счета банка (чаще всего расчетного счета клиента). При ошибке в указании кодового обозначения лицевого счета, суммы по этим документам записываются в кредит лицевого счета невыясненных сумм (счет второго порядка 47416 “Суммы, поступившие на корреспондентские счета до выяснения”). Для выяснения ошибочных ситуаций и указания правильной корреспонденции, если это удается сделать, используется модуль “Разбор счетов невыясненных сумм”.
Основным внутрибанковским документом, отражающим проводки по счетам, является мемориальный ордер. Ему может соответствовать один или несколько банковских документов. Но и одному банковскому документу может соответствовать несколько мемориальных ордеров. Для ввода и редактирования мемориальных ордеров с контролем на красное сальдо, а также их разноски по лицевым счетам и печати предусмотрен модуль “Мемориальные ордера”.
Касса банка, проводя работу с наличностью, требует особого внимания к обеспечению безопасности и контроля выполняемых операций. Отдельное рабочее место кассира оборудуется техническими средствами, облегчающими выполнение кассовых операций. На автоматизированном рабочем месте кассира устанавливается модуль “Кассовые документы”. Он позволяет работать с такими документами как:
- приходные ордера;
- объявления на взнос наличных;
- расходные ордера;
- чеки.
Этот модуль позволяет ввести, зарегистрировать кассовые документы с автоматическим контролем на красное сальдо, подтвердить эти документы и разнести документы по лицевым счетам. Кроме того он обеспечивает формирование кассового журнала с контролем кассовой наличности.
Модуль “Разноска документов” позволяет разнести подготовленные к разноске и находящиеся в базе данных документы. До выполнения разноски, суммы зарегистрированных документов тоже должны учитываться при оформлении банковских операций (контроль на красное сальдо). Модуль “Запрос плановых оборотов” формирует отчеты по зарегистрированным, но еще не проведенным в операционном дне документам с выдачей обобщенной информации такой как текущее сальдо на счету, допустимый овердрафт, общие суммы по списаниям и зачислениям различных систем регистрации.
Каждый документ, введенный в АБС проходит несколько стадий, пока не будет разнесен по лицевым счетам. Многостадийность обработки обеспечивает необходимый уровень контроля и предотвращает случайные и преднамеренные искажения информации.
Рассмотрим характерные стадии для следующих основных документов, обрабатываемых в АБС:
- внутреннее платежное поручение;
- дебетовое платежное поручение;
- кредитовое платежное поручение;
- мемориальный ордер;
- объявление на взнос наличными;
- приходный кассовый ордер;
- расходный кассовый ордер;
- кассовый чек;
- приходный внебалансовый ордер;
- расходный внебалансовый ордер.
Все перечисленные документы до разнесения по лицевым счетам проходят стадии, показанные на рисунке.
Рисунок 2.7 Стадии прохождения документов в АБС.
Электронная копия каждого из перечисленных документов в памяти АБС имеет специальное поле, хранящее кодовое обозначение состояния или статуса документа. Обрабатывающие программы анализируют статус документа и выполняют с ним набор действий, соответствующий этому статусу.
Все перечисленные документы получают при вводе в АБС статус “зарегистрированный”. Исключение составляют внутреннее платежное поручение и дебетовое платежное поручение при вводе их через АРМ операциониста. После ввода и до прохождения последконтроля они имеют статус “неоттестированный”. Прошедшие контроль получают статус “зарегистрированный”.
Проходя операцию обработки несколько раз изменить статус могут только мемориальные ордера, а также дебетовые и кредитовые платежные поручения. Остальные документы сразу за статусом “зарегистрированный” получают статус “разнесенный” при разнесении по лицевым счетам.
Каждая проводка, соответствующая отраженной в первичном документе операции, записывается по двум лицевым счетам (по дебету одного и кредиту другого лицевого счета). Информация документов по балансовым счетам может быть организована в виде компьютерных картотек.
По лицевым счетам клиентов банка периодически готовятся и предоставляются клиентам выписки по этим счетам. В Правилах ведения бухгалтерского учета оговаривается порядок оформления выписок. При формировании ее непосредственно ответственным исполнителем без применения компьютера, она оформляются штампом и подписью ответственного исполнителя. Выписки из лицевых счетов при ведении их на компьютере никакими подписями и штампами банка не оформляются. Выписка переданная клиенту по каналам связи в системе Клиент-банк будет иметь электронную цифровую подпись.
В подтверждении кредитовых оборотов по лицевому счету к выпискам из лицевых счетов должны прилагаться документы, или их копии, на основании которых совершены записи по счету. На документах, прилагаемых к выпискам, проставляется штамп, а также календарный штемпель даты проводки документа по лицевому счету, если эта дата не совпадает с датой выписки документа. Штамп проставляется только на основном приложении к выписке. На дополнительных документах, которые поясняют и расшифровывают содержание и общую сумму операций, обозначенных в основном приложении, штамп не ставится.
Клиент банка должен контролировать правильность проведенных операций по счету. В установленный в договоре банковского счета срок (10-20 дней) после получения выписки он должен сообщить банку о суммах, ошибочно записанных в кредит или дебет счета. В договоре также оговаривается, что при непоступлении от клиента в установленный сроки возражений, совершенные операции и остаток средств на счете будут считаются подтвержденными.