2. Первичный, аналитический и синтетический учет в коммерческом банке

В соответствии с требованиями организации сплошного и непрерывного бухгалтерского учета в банках все операции подлежат своевременной регистрации в первичных учетных документах без каких-либо пропусков или изъятий.

Первичные учетные документы (далее первичные документы) — это документы, составленные в момент или непосредственно после завершения банковских или хозяйственных операций, являющиеся первым свидетельством их совершения.

В работе банка используются разнообразные формы первичных документов. В разделе 1 упоминался Общероссийский классификатор управленческой документации (ОК 011-93)[12], который был утвержден Госстандартом России в 1993 г. В классификаторе выделен специальный раздел "Унифицированная система банковской документации", в котором представлены унифицированные формы банковских документов, имеющие в семизначном кодовом обозначении формы первые две цифры 04. Например, платежное требование и платежное поручение старой формы имеют кодовое обозначение 0401001 и 0401002 соответственно. Новые формы платежных документов начали действовать с 01.01.98 г., что повлекло изменение и кодовых обозначений. Платежное поручение новой формы получило код 0401060, а платежное требование 0401061. В дальнейшем вид этих форм уточнялся без изменения их кодового обозначения.  В настоящее время действуют формы, описанные в положении ЦБ РФ от 03 октября 2002 г. № 2-П "Положение о безналичных расчетах в Российской Федерации" с последующими изменениями и дополнениями[19].

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Формы первичных документов, применяемых для оформления операций, по которым не предусмотрены типовые формы, могут разрабатываться банком самостоятельно и обязательно должны найти отражение в его учетной политике.

Несмотря на разнообразие форм первичных документов, они должны удовлетворять ряду общих требований, одно из которых — реквизитный состав этих документов. В Федеральном законе "О бухгалтерском учете"[6] приводится следующий перечень обязательных реквизитов, который надо предусматривать при самостоятельной разработке банком форм первичных документов:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Лица, составившие и подписавшие первичные документы, должны обеспечить своевременное и качественное их оформление, передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных. Этот момент также отражен в упомянутом законе. Отсюда следует, что наличие в АБС только электронных первичных документов, не имеющих подписи, не обеспечивает этого требования закона. Следовательно, электронные первичные документы должны быть распечатаны и заверены необходимыми подписями. В связи с тем, что электронная цифровая подпись (ЭЦП) в настоящее время получила юридическую силу, в АБС можно хранить электронные первичные документы без их распечатки при наличии у каждого из них такой подписи. Однако, в соответствии с тем же Законом банк обязан изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

В процессе оформления первичных документов в них может быть внесена ошибочная запись. Исправления ошибок в уже оформленном первичном документе допускаются с согласия участников хозяйственной операции. На бумажном носителе они подтверждаются подписями тех лиц, которые создавали документ. Исправления в оформленные первичные документы в электронном виде должны также фиксироваться с сохранением копии исправленного документа и данных о лице, внесшем исправления.  Все сделанные исправления должны сопровождаться указанием даты их внесения. Однако, как указывается в законе о бухгалтерском учете, исправления не допускаются в кассовых и банковских документах. Имеются в виду платежные банковские документы.

Первичный учет в банке представляет собой систему, обеспечивающую сбор и регистрацию в первичных документах информации о банковских или хозяйственных операциях. В такой системе прорабатываются методы и технология проведения первичного учета, определяется набор первичных документов, количество экземпляров, порядок их заполнения и движения, т. е. документооборот. Использование АБС позволяет автоматизировать этот процесс, но даже при полной автоматизации всех операций первичного учета в банке всегда существует вероятность поступления в банк клиентских документов и документов других кредитных учреждений на бумажном носителе, что потребует для последующего учетного процесса ввода информации с этого документа в компьютер с клавиатуры. Как уже отмечалось, имеется опыт автоматизации ввода информации с документа на обычном бумажном носителе, например, с помощью сканера. Такой программный комплекс разработан, например, российской фирмой Cognitive Technologies. Он называется Cognitive Forms и предназначен для безклавиатурного ввода печатной и рукописной информации в компьютерные базы данных. Информация может вводиться в компьютер со стандартных форм документов, таких, как платежные поручения.

Мы уже обращались в предыдущей главе к вопросу формирования файлов первичных документов в базе данных АБС и указывали на возможные варианты его решения. Остановимся подробнее на некоторых из них.

При вводе в АБС внешних первичных документов возможны следующие решения по организации ввода:

• ввод проводок по первичному документу;
• ввод первичного документа по сокращенной форме;
• ввод полной формы первичного документа;
• ввод пачки первичных документов.

Ввод проводок по первичному документу предусматривает набор на клавиатуре компьютера минимального объема информации, необходимого для организации дальнейших учетных операций. Такая технология была характерна для АБС первых поколений, например, при работе с программой операционного дня для DOS компании "ПрограмБанк".

Непосредственное оформление проводки на компьютере позволяет распечатать мемориальный ордер.

Мемориальный ордер — бухгалтерский документ, указывающий на необходимость записи суммы по операции по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. Составление мемориальных ордеров характерно для мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета, используемой в банковской практике. Применение компьютерной техники модернизировало эту форму учета, сохранив мемориальный ордер, как основной документ, оформляющий проводку по счетам. Порядок работы с мемориальными ордерами изложен в указании ЦБ РФ от 29 декабря 2008 г. № 2161-У "О порядке составления и оформления мемориального ордера"[50]. Пример формы мемориального ордера показан на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Пример формы мемориального ордера

 

К распечатанным и оформленным подписями мемориальным ордерам прикладываются первичные документы. Мемориальные ордера вместе с соответствующими им первичными документами, подтверждающие совершение операций банком за данный день, составляют документы дня.

Проводка может быть введена в базу данных АБС путем непосредственного заполнения на экране мемориального ордера. При этом по введенной проводке нельзя полностью восстановить содержание первичного документа, так как в компьютер введены только связанные с этой проводкой реквизиты. При необходимости хранения в АБС полного содержания первичного документа должен быть обеспечен ввод всех реквизитов этого документа. Технология работы "от документа" является более прогрессивной и используется в АБС старшего поколения. При этом экранная форма может значительно отличаться от формы самого первичного документа: она может быть сокращена и упрощена. Такое отличие, как правило, связано с достижением простоты ввода. Но полный набор введенных реквизитов позволит получить печатную копию этого документа.

В том случае, если удается разместить на экране точную форму первичного документа, т.е. соблюдается идентичность состава реквизитов и самой формы первичного документа, то обеспечивается простота восприятия документа при вводе.

Внутренние банковские документы целесообразно формировать непосредственно на компьютере. При этом для внутренних документов характерна та же возможность их формирования, как и для внешних.

С целью ужесточения контроля движения первичных документов и правильности отражения их содержания в учете могут составляться сводные учетные документы. Каждый сводный учетный документ формируется на основании группы первичных документов. При этом могут быть использованы возможности компьютерной техники для автоматизации его получения. Например, сводное платежное поручение, сопровождающее группу платежных поручений, передаваемых банком в расчетно-кассовый центр (РКЦ), может быть составлено на компьютере автоматически путем обработки находящихся в его памяти и подготовленных к отправке платежных поручений.