1.9. Информационные компоненты учетно-операционной составляющей АБС
(обновленный вариант параграфа смотрите здесь)
Помимо технического и программного обеспечения АБС принято говорить и об информационном обеспечении. В общем плане под информационным обеспечением понимается совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации и наборов данных на технических носителях. В общем информационном обеспечении АБС основное внимание уделим той его части, которая связана с решением учетно-операционных задач.
Система классификации и кодирования - непременное условие успешного функционирования любой АБС. Введение кодовых обозначений учитываемых номенклатур упрощает процедуры обработки учетной информации, позволяет сократить потребность в памяти компьютера и повысить достоверность обработки информации.
Большое количество различных документов, циркулирующих в банковской системе потребовало проведение определенной работы по их унификации. Все унифицированные банковские документы представлены в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).
Можно также говорить о внемашинном и внутримашинном информационном обеспечении. Большая часть внутримашинного информационного обеспечения представлено в виде тем или иным образом организованной базы данных. Несмотря на разнообразие подходов к организации базы данных (централизованная база данных, распределенная, с разделением или повторением данных и т.д.), все они содержат некоторые общие компоненты, рассмотрению которых уделим некоторое внимание.
Укрупненная схема состава и структуры базы данных АБС представлена на Рисунок 3. Наибольшие по объему данные, представленные в базе данных АБС, являются данные первичных документов. Организация файлов первичных документов в каждом конкретном случае может быть своя, например, для каждого первичного документа может быть использована своя структура записи, а может быть предложена общая структура записи для нескольких похожих документом с отличительным признаком в записи для конкретного документа.
Технологически информация первичных документов может попадать в базу данных различными путями. Клиентские документы, передаваемые в банк на бумажном носителе, например, платежные поручения, после всех процедур контроля вводятся в базу данных путем набора на клавиатуре. Может быть использована и другая технология ввода путем автоматического чтения, например, с помощью сканеров, но широкого распространения такая технология еще не нашла.
Рисунок 3. Укрупненная схема состава и структуры базы данных АБС.
Внутрибанковские документы, как правило, формируются путем непосредственного набора на клавиатуре с одновременным отображением документа на экране дисплея. В связи с тем, что правила ведения бухгалтерского учета требуют наличие в архиве твердой копии первичного документа, он может быть распечатан и помешен в документы дня.
Еще два пути переноса информации первичных документов в соответствующий файл базы данных связаны с передачей в банк электронной копии первичного документа. Эта передача может быть произведена, например, на магнитном носителе или по каналам связи.
На основании данных первичных документов программным путем в базе данных формируются различные учетные регистры. Ряд регистров взаимосвязаны и образуют стройную иерархическую структуру. К ним относится система счетов, на нижнем уровне которой находятся лицевые счета. Данные лицевых счетов постепенно группируются по счетам следующих уровней. Количество уровней счетов в каждом банке может быть различно. Это определяется потребностью банка в соответствующей информации для принятия управленческого решения или формирования отчетов. Но счета двух уровней обязательно присутствуют в АБС любого банка. Это счета первого и второго порядка. Они ведутся в строгом соответствии с планом счетов, обязательным для всех коммерческих банков.
Для удобства ведения счетов первого и второго порядка в АБС организуется и ведется специальный справочник - план счетов. В нем выделяются разделы, счета первого и счета второго порядка. Они имеют наименование и кодовое обозначение. Как при работе с любым справочником допускается его корректировка (внесение изменений, добавление, удаление). Так как позиции плана счетов непосредственно связаны с существующими счетами в базе данных, то возможности корректировки обусловлены. Например, удалить позицию счета из плана счетов нельзя, пока в базе данных находится такой счет с ненулевым остатком. В одной АБС может существовать несколько различных планов счетов, например, когда банк с иностранным капиталом вынужден готовить отчетность по российскому и иностранному законодательству. В этом случае группировка данных с лицевых счетов будет проводиться по структуре различных планов счетов.
Помимо плана счетов в базе данных АБС присутствуют и другие справочники: клиентов, филиалов, банковских идентификационных кодов (БИК), валют и др. Реквизитный состав записи справочника клиентов может выглядеть следующим образом:
-
уникальный номер клиента;
-
наименование;
-
адрес;
-
телефоны;
-
признак физическое или юридическое лицо;
-
признак резидент или не резидент;
-
код типа предприятия (из соответствующего справочника);
-
код ОКПО;
-
налоговая инспекция;
-
должность и ФИО первого лица;
-
примечания.
Справочники позволяют сократить объем хранимой информации в базе данных и повысить ее достоверность, т.к. обеспечивают автоматизацию ее ввода выбором нужной позиции из справочника, а также автоматизируют контроль путем проверки по справочнику.
Следует отметить, что наибольшее количество ошибок в базе данных возникает при ее формировании с непосредственным участием человека, в частности при работе с первичными документами. При автоматическом формировании учетных регистров по проверенным алгоритмам количество ошибок сведено к минимуму. Но и здесь возможны ошибки из-за сбоев в работе оборудования или скрытых ошибок в программном обеспечении. Основной метод повышения достоверности - ее контроль.
Программным путем помимо учетных регистров формируются и отчетные документы. Ряд отчетных документов формируется непосредственно из файлов первичных документов, при формировании других используется информация сгруппированная по различным счетам.
Первоначально сформированные отчеты целесообразно размещать в памяти АВС. Это обеспечивает в дальнейшем различный способ ее отображения для восприятия человеком: вывод на экран дисплея или распечатка на бумажном носителе. Кроме того, отчеты могут быть переданы по каналам связи или путем перезаписи на магнитный носитель. Важно также обеспечить возможность создания на техническом носителе архива отчетных документов.
По способу подготовки к формированию отчетных документов можно выделить два направления: формирование документов с жестко заданной структурой и документов с изменяющейся структурой. Документы с жестко заданной структурой, к которым можно отнести выписку по счету, журнал операций, баланс на уровне счетов второго порядка и др., как правило, программируются разработчиками системы и последующие корректировки пользователями невозможны. Те отчеты, структура которых может часто меняться, например, документы годового бухгалтерского отчета или финансовой отчетности, подготавливаются к их формированию самими пользователями без участия разработчиков. Для этой цели им предоставляется специальный язык описания и составленное на нем описание отчета далее транслируется в рабочую программу. Ответственность за достоверность получаемых результатов в этом случае полностью ложится на пользователя.